La información se registra indicando el tipo de factura con la clave "R1", "R2", "R3", "R4" o "R5".

Si la factura rectificativa es una factura simplificada, deberá marcarse además la clave "S" en el campo "factura simplificada".

Cuando la rectificación se haga por diferencias se deberá informar directamente del importe de la rectificación.

Para ello se deberá informar en un solo registro de la factura rectificativa con la clave "I".

Ejemplo: La factura nº1 de base imponible 1.000 € y cuota 210 € va a ser objeto de rectificación. Ya que la base imponible de la operación debió ser 800€ y la cuota 168€.

La modificación por diferencias supondría emitir una factura con base imponible de - 200 €.

Los campos y claves a consignar son:

• Código de Factura rectificativa: "R1", "R2", "R3", "R4" o "R5".
• Tipo de factura rectificativa: I
• Importe total: se indicará el importe total de la rectificación -242.
• Desglose IVA : base imponible: -200, cuota repercutida -42.

Este campo solo deberá informarse cuando se trate de la emisión de una factura rectificativa por sustitución.

Se deberá indicar, según el caso y con el mismo signo que tuviera en la factura que se quiere rectificar:

• El valor del campo “Base imponible” de la factura rectificada si la operación recogida en la factura rectificada está sujeta y no exenta.
• El valor del campo “Base imponible ” del bloque “Detalle Exenta” de la factura rectificada si la operación recogida en la factura rectificada estuviera sujeta y exenta.
• El valor del campo “Importe” de la factura rectificada si la operación recogida en la factura rectificada estuviera no sujeta.
• El valor del campo “Base imponible a coste” de la factura rectificada si la operación recogida en la factura rectificada fuera del Régimen especial grupo de entidades en IVA (Nivel Avanzado).

Este campo solo deberá informarse cuando se trate de la emisión de una factura rectificativa por sustitución.

Se deberá indicar el valor del campo “Cuota Impuesto” de la factura rectificada, con el mismo signo que tuviera en la factura que se quiere rectificar. Si la operación recogida en la factura rectificada estuviera exenta o no sujeta deberá indicarse un valor cero.

En el sistema TicketBAI se distinguen dos situaciones:

1. Las facturas rectificativas. 

   Cuando se haya producido un error material en la factura (cuando no se cumpla en la factura alguno de los requisitos exigidos conforme al artículo 6 o 7 del Reglamento de facturación), un error fundado de derecho, una incorrecta determinación de la cuota repercutida o alguna de las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible (art. 80 de la Norma Foral del IVA) deberá emitirse una factura rectificativa indicando el tipo de factura rectificativa con la clave "R1", "R2", "R3", "R4" o "R5". Asimismo, se deberá identificar el tipo de factura rectificativa con las claves "S- Factura rectificativa por sustitución" o "I- Factura rectificativa por diferencias".

   Se deberán expedir cuando la persona destinataria necesite una nueva factura que refleje correctamente la operación.

2. Anulación de fichero TicketBAI.

   Además, pueden existir situaciones, diferentes a las anteriores, en las cuales es necesario dar de baja la factura emitida y expedir, en su caso, una nueva que recoja correctamente la operación realizada: por ejemplo, cuando se expide una factura erróneamente por una operación que nunca llegó a realizarse o cuando se han expedido facturas duplicadas. En este caso, para anular la factura por la operación no realizada se utiliza el fichero TicketBAI de anulación. Por este motivo, en el fichero XML de anulación tan solo habrá que identificar al emisor y la serie, número y fecha de expedición de la factura anulada.

   No obstante, en el sistema TicketBAI no se puede volver a utilizar el mismo número y serie de factura anulada, porque aunque se anule la factura, tanto el fichero XML correspondiente a la factura anulada como el fichero TicketBAI de anulación deben remitirse a la Administración tributaria dentro de los mensajes web correspondientes de los subcapítulos “Ingresos con factura con Software garante” (para las personas físicas) y “Facturas emitidas con Software garante” (para las personas jurídicas).

   La información del número y serie de la factura forman parte de la clave única del registro (aunque la factura se anule) y no pueden volver a utilizarse para una operación diferente.

Se deberá marcar la clave "S" el campo "Factura emitida sustitución simplificada". En el bloque de "Facturas rectificadas sustituidas" se identificarán las facturas simplificadas sustituidas con el número, serie y fecha de expedición. No se trata de una factura rectificativa (art. 15.6 del Reglamento de facturación).

Esta factura sustitutiva de las anteriores, también deberá generar un fichero XML TicketBAI, que deberá firmarse y encadenarse con la factura anterior y enviarse al LROE como una anotación de factura emitida. Las anotaciones en las que se haya marcado la opción de “factura emitida en sustitución simplificada” no se tendrán en cuenta para el cálculo del IVA devengado ni para el cálculo del ingreso a efectos del IRPF (ya que el IVA y el ingreso se han devengado con la factura simplificada expedida en primer lugar).

En el caso de que se realice un abono de la factura simplificada (mediante el envío de un registro negativo con clave "S" en el campo "Factura simplificada"), no deberá marcarse la clave "S" en el campo "Factura emitida en sustitución de factura simplificada".

La fecha de realización de la operación correspondiente a la factura original que se está rectificando.

Se consignará el último día en el que se haya efectuado la operación que documenta la última factura rectificada (la de fecha más reciente).

El sistema TicketBAI implica que cada factura debe identificar la factura anterior (serie, número, fecha y 100 primeros caracteres de la firma). Aunque en el esquema del fichero TicketBAI estos campos no son obligatorios, esta circunstancia se debe a que existen varias situaciones en los que este requisito no es exigible (p. ej. la primera factura, o en caso de rotura del dispositivo).

Dentro de este encadenamiento, cada factura solo puede tener como máximo una única factura anterior, es decir cada factura de un obligado tributario solo puede estar referenciada como factura anterior en una única factura de dicho obligado tributario.

El cumplimiento del requisito de encadenamiento depende de la forma de funcionamiento del sistema de facturación:

• Si un mismo dispositivo o centro de facturación emite facturas de diferentes series, el requisito de encadenamiento debe identificar la factura anterior expedida, con independencia de la serie dentro de ese dispositivo o centro de facturación (por ejemplo, a una factura de una serie ordinaria le puede preceder una factura rectificativa de otra serie).
• Igualmente, si el sistema de facturación es un sistema totalmente centralizado, el encadenamiento se refiere a la última factura expedida por el sistema en orden temporal.

En concreto, la aplicación “Haz tu factura” funcionaría como un sistema de facturación totalmente “centralizado”, por lo que encadena todas las facturas en orden temporal.

Si son necesarios varios procesos de facturación (se podrían asimilar a centros de facturación) para dar respuesta a varios usuarios concurrentes de una misma empresa de forma paralela, se debería encadenar en orden temporal dentro de cada proceso o centro de facturación, con independencia de la serie. En este caso, debe existir un número acotado de procesos o colas de facturación, asociado al número de usuarios concurrentes por empresa emisora de facturas.

Si la anotación del fichero TicketBAI (subcapítulo 1.1. del LROE) ha sido rechazada al enviarse a Hacienda por incumplimiento de esquema o de validaciones, debe operarse del siguiente modo:

• En todo caso, la información de la operación debe remitirse por el capítulo 1.2, superando las correspondientes validaciones. Si hay información que no puede llegar por incumplimiento de las validaciones, debe llegar la información más relevante.
• Si hay que modificar alguno de los contenidos de la factura a que se refiere el artículo 15 del Reglamento de facturación: Se deberá generar además una factura rectificativa, generando el fichero TicketBAI correspondiente y remitiendo la información por el subcapítulo 1.1.
• Cuando se trate de una operación incorrecta: deberá realizarse además una anulación de la operación original mediante el subcapítulo 1.2. Y, si procede, deberá generarse una nueva factura, generando un fichero TicketBAI y remitiendo la información por el subcapítulo 1.1.

En estos casos se recomienda que se opte por emitir una factura rectificativa sustitutiva y no por diferencias.

En la factura rectificativa por sustitución, los campos “Base rectificada” y “Cuota rectificada” deberán reflejar los importes de la factura original que es objeto de rectificación, con el mismo signo que tenían en la factura original.